Ahaa-elämys syntyi polkuautoja kooten
Mediassa on lähiaikoina puhuttu paljon palvelun tehokkuudesta erityisesti putkiremonttien nopeuttamisen muodossa. Alalla kuin alalla onkin välillä syytä miettiä, onko prosesseissa turhaa tyhjäkäyntiä ja meneekö työaikaa hukkaan. Onko asiakkaan saamassa palvelussa parantamisen varaa?
Joukko Dextilin henkilökuntaa osallistui lokakuussa kaksipäiväiseen LEAN-koulutukseen. Mukana oli työntekijöitä eri yksiköistä ja kunkin yksikön esimiehet. LEANin perusteet olivat jo tuttuja aiempien koulutusten perusteella, mutta aiheeseen haluttiin panostaa vielä lisää Sunprofilen järjestämällä käytännönläheisellä koulutuksella.
LEANin perusajatus on tuottaa asiakkaalle lisää arvoa keskittymällä palvelun tai toiminnon sujuvaan toteuttamiseen aloituksesta valmistumiseen asti. Sujuvassa palvelussa asiakkaan tilaus tai organisaation sisäinen toiminto virtaa tasaisesti ja häiriöttömästi tilauksesta toimitukseen, ilman turhaa odotusta ja virheitä.
Koulutuksessa LEAN-ajattelua ja sen tuloksia konkretisoitiin yhteisellä tekemisellä. Osallistujat saivat tehtäväkseen koota polkuauton, ja jokainen sai roolin joko kokoonpanosta tai osavalmistuksesta. Valmistusprosessissa seurattiin mm. tapaturmien määrää, laatuvirheitä, kapasiteettia ja kustannustehokkuutta.
Kun tavoiteaika asetettiin, ensimmäinen ajatus oli, ettei tuossa voi mitenkään onnistua. Ensimmäisellä kokoamiskerralla kaikki juoksivat ympäriinsä ja aikaa meni todella paljon. Viidennellä kerralla tulos oli kuitenkin jo aivan toisenlainen. Ilmapiiri oli rauhallinen ja osallistujat seisoivat käytännössä paikoillaan, mutta nopeus oli ensimmäistä huomattavasti parempi. Näimme selkeästi, kuinka paljon turhien vaiheiden saaminen pois prosessista vaikuttaa tulokseen.
Muutokseen tarvitaan rohkeutta
Koulutus oli todella inspiroiva ja hauska, mutta ennen kaikkea herättelevä. Kaikki osallistujat pitivät koulutusta oman työn kannalta hyödyllisenä ja totesivat, että meidänkin toiminnassamme on paljon parannettavaa.
Mitä sujuvammin prosessit saadaan virtaamaan, sitä tehokkaammin päästään lopputulokseen. Silloin toimintaa leimaavat rauhallisuus ja stressittömyys, laatuvirheet vähenevät ja työhyvinvointi paranee. Kun alkaa huomata omassa työssään hukkaa, sen korjaaminen maksaa aina itsensä takaisin.
Jotta kehittymistä voi tapahtua, on oltava myös rohkeutta kokeilla uusia toimintatapoja. Prosessien kehittämisessä tarvitaan jämäkkää johtamista, jotta asiat etenevät. Liika vatvominen ei ole yleensä järkevää, vaan tehokkaammin tulokseen voidaan päästä luopumalla liiasta perfektionismista. Prosessia voidaan sitten kehittää asteittain paremmaksi kokemusten perusteella.
Yksi LEAN-ajattelun päämääristä on virheiden väheneminen. Virheiden löytymistä ei kuitenkaan pitäisi ajatella pahana asiana, vaan mahdollisuutena parantamiseen. Kun virhe löydetään ajoissa, se ei ehdi näkyä asiakkaalle asti. Löydetyn virheen kautta prosessia voidaan kehittää entistä paremmaksi, mikä ehkäisee virheiden syntymistä jatkossa.
Vaikka LEAN rohkaisee muutokseen, se ei kuitenkaan ole itseisarvo eikä hyvin toimivia prosesseja ole syytä lähteä muuttamaan. Parantamiskohtien löytämiseksi tarvitaan nykytilan mittaamista, ja mittaaminen on tarpeen myös muutosten edetessä.
Tavoitteena entistä parempi palvelu
LEAN-ajattelulla on paljon annettavaa taloushallintoon, jossa prosessit sisältävät tyypillisesti paljon erilaisia yksityiskohtaisia vaiheita ja toimintoja. Virheet näkyvät alalla hyvin konkreettisesti, ja siksi laatua on helppo seurata ja kehittää. Virheiden syntymisen syihin voidaan vaikuttaa muuttamalla koko organisaation toimintatapoja tarvittavalla tavalla.
Koulutuksen innoittamina aiomme hioa prosessejamme järjestelmällisesti entistäkin toimivammiksi. Kaiken perimmäisenä tavoitteena on tarjota asiakkaillemme mahdollisimman laadukasta, asiantuntevaa ja kustannustehokasta palvelua.
