Mitä hyötyä on sujuvasta palkanlaskennasta?
Aluksi muutama sana aiheen tärkeydestä. Palkanlaskennan sujuvuus merkitsee kaikessa yksinkertaisuudessaan sitä, että työntekijöiden palkat tulevat maksetuksi ajallaan, maksetut summat pitävät paikkansa ja tarvittavat ilmoitukset sidosryhmille, kuten verottajalle, ovat kunnossa. Jos hommat eivät syystä tai toisesta ota sujuakseen, näkyy tämä väistämättä kaikille asianosaiselle ja viime kädessä yritys joutuu vastaamaan niin palkkojaan penääville työntekijöilleen kuin tiedonjanoisille viranomaisillekin.
Etenkin sellaisissa tilanteissa, joissa palkanlaskenta on ulkoistettu tilitoimistolle, on tärkeää, että yritys ja palkanlaskija sopivat yhteisistä pelisäännöistä. Yhteisten pelisääntöjen avulla oikea tieto liikkuu oikeaan aikaan palkanlaskentaan ja koko palkanlaskuprosessi etenee kivuttomasti. Kokemuksiemme perusteella seuraavia kuutta vinkkiä noudattamalla yritys voi varmistaa palkanlaskennan sujuvuuden.
1. Huolehdi, että sidosryhmillä on ajantasainen tieto
Yrityksen tulee huolehtia, että palkanlaskentaan kiinteästi liittyvillä sidosryhmillä (esim. verottaja, eläkevakuutusyhtiö ja vakuutusyhtiö) on ajantasainen tieto yrityksen tilanteesta. Jos yrityksen tiedot ovat syystä tai toisesta vaillinaiset kaupparekisterissä, ei tilitoimisto ole valtuutettu toimittamaan tietoja eteenpäin verottajalle. Käytännössä tämä johtaa siihen, että kaikki tieto kulkee verottajalle paperilla. Tämä lisää sekä kustannuksia että viivästyttää palkanmaksuaikataulua.
2. Toimita tiedot oikeassa muodossa
Yrityksen palkanlaskentaan liittyvä maksuaineisto (sisältäen mm. peruspalkan, matkalaskut, ylityötunnit jne.) on toimitettava palkanlaskijalle oikeassa muodossa, tarvittavine liitteineen ja hyväksymisineen. Tunnit tulee kirjata oikein, jotta esim. mahdolliset ylityöt voidaan laskea. Palkanlaskennan sujuvuutta parantaa lisäksi se, jos aineisto pystytään toimittamaan sähköisessä muodossa eikä välissä tarvitse siis käyttää manuaalista työtä tietojen siirtämiseen paperilta sähköisiin järjestelmiin.
3. Pidä kiinni sovituista aikatauluista
Palkanlaskennassa on tärkeää pitää kiinni sovituista aikatauluista. Yrityksen ja palkanlaskentaa hoitavan tilitoimiston onkin syytä sopia heti yhteistyön alkutaipaleella aikataulu, jonka mukaan aineisto toimitetaan palkanlaskentaan ja palkat laitetaan maksuun. Tällä tavoin voidaan varmistaa, että aineiston toimituksen ja palkanmaksupäivän välissä on riittävästi aikaa varsinaiselle palkanlaskennalla. Yleisesti ottaen aineisto olisi hyvä olla palkanlaskijalla 4-5 päivää ennen palkanmaksua. Kun aikataulut pitävät, sujuu prosessi mahdollisimman kivuttomasti.
4. Ilmoita poikkeustilanteista
Poikkeustilanteita sattuu aina silloin tällöin. Työntekijän sairausloma saattaakin jatkua, mutta sairauslomatodistusta ei ole – tai joku on yllättäen muusta syystä pois töistä. On tärkeää, että tällaisista tilanteista kulkee tieto yrityksen johdolta/esimieheltä eteenpäin palkanlaskentaan, jotta palkanlaskija ei joudu käyttämään aikaansa vaikkapa nyt palkansaajan poissaolopäivien perimmäisen syyn selvittelyyn.
5. Noudata vastuunjakoa
Kun yritys ja tilitoimisto sopivat yhteisistä pelisäännöistä, on tarpeen määritellä myös kunkin osapuolen vastuualueet. Hoitaako yritys itse esimerkiksi kausiveroilmoitukset, vai hoitaako palkanlaskija kaiken mahdollisen? Kun tämä vastuunjako on kummallekin osapuolelle selvillä, säästytään ikäviltä yllätyksiltä.
6. Varmista, että ohjelmistolisenssejä on riittävästi
On tärkeää, että taloushallinnossa käytettäville ohjelmistoille löytyy riittävän monta lisenssiä, jotta kaikki taloushallinnon osa-alueet pystyvät tekemään työnsä keskeytyksettä. Jos yrityksellä on ostettuna vain yksi lisenssi ohjelmistonsa käyttöä varten, tarkoittaa se sitä, että vain yksi henkilö kerrallaan voi työskennellä kyseisellä asiakastilillä.
Nyrkkisääntönä voisi sanoa, että pienemmille yrityksille (keskimäärin alle 20 palkansaajaa) riittää, että lisenssejä on vähintään kutakin taloushallinnon osa-aluetta vastaava määrä, suuremmissa yrityksissä sen sijaan lisenssejä täytyy olla vielä enemmän.
Näitä vinkkejä noudattamalla varmistat, että palkanlaskenta sujuu vaivatta! Ja jos kaipaat apua palkanlaskentaan, älä epäröi ottaa yhteyttä meihin.
