Tilitoimistopalveluiden hurja muodonmuutos 20 vuodessa
Kun siirrymme ajassa reilut 20 vuotta taaksepäin 1990-luvulle, työ tilitoimistossa oli hyvin erilaista kuin nyt. Työ perustui papereihin, sisälsi suuren määrän rutiineja ja vaati toistuvaa manuaalista työtä vuodesta toiseen. Alalle oli kuitenkin jo tulossa muutos, joka on nyt meilläkin arkipäivää: sähköinen taloushallinto.
Sähköinen taloushallinto tarkoittaa tilitoimiston perusrutiinien, kuten kirjanpidon, laskujen maksun ja laskutuksen sekä viranomaisilmoittamisen hoitamista sähköisesti. Sähköinen taloushallinto mahdollistaa tilitoimistoille siirtymisen rutiineista tuottavampiin töihin, mikä tuo myös tilitoimistojen asiakkaille lukuisia hyötyjä.
1. Ajan säästö
Sähköinen taloushallinto säästää sekä tilitoimiston että asiakkaiden aikaa automatisoimalla toimintoja, jotka ennen jouduttiin tekemään manuaalisesti. Asiakkaan on helppo esimerkiksi lähettää ja hyväksyä laskut sekä tositteet sähköisesti taloushallintoon. Tilitoimiston työntekijöiden ajankäyttöä puolestaan tehostavat mm. konekielinen tiliote ja erilaiset automaattitiliöinnit, sähköisyyteen pohjautuvat raportointityökalut sekä mahdollisuus vastaanottaa ja lähettää laskut sähköisesti. Ajan säästämisen myötä pienenevät luonnollisesti myös kustannukset.
2. Laadun paraneminen
Kirjanpidon työvaiheiden automatisoiminen minimoi inhimillisten virheiden riskiä ja parantaa jo tätä kautta lopputuloksen laatua. Kun manuaalinen työ vähenee, jää tilitoimistoissa enemmän aikaa keskittyä tärkeämpien, lisäarvoa tuottavien tehtävien laatuun. Sähköinen taloushallinto mahdollistaa toisaalta myös täysin uudenlaisten palveluiden tarjoamisen asiakkaan tarpeisiin. Myös asiakassuhteiden ylläpitoon ja liiketoiminnan kehittämiseen jää enemmän aikaa.
3. Reaaliaikaisuus
Sähköisen taloushallinnon ansiosta yritysten on helppo seurata ajantasaista tilannetta. Tarvittavat tiedot yrityksen liiketoiminnasta saadaan suoraan järjestelmistä nopeasti, riippumatta ajasta ja paikasta. Automatisoitumisen myötä myös taloushallinnon työt saadaan hoidettua tehokkaammin oikea-aikaisesti, eivätkä kirjanpidossa tyypilliset ruuhka-ajat aiheuta niin suurta työtaakkaa kuin ennen, mikä puolestaan näkyy myös asiakkaalle asti nopeampana raportointina ja näin ollen parempana palveluna.
4. Helppous
Vaikka sähköinen taloushallinto saattaa aluksi tuntua vieraalta ja pelottavalta, jopa työläältä, se osoittaa nopeasti toimivuutensa ja korvaa aikaa vievät rutiinit huomattavasti helpommilla.
Sähköisyys on helpottanut esimerkiksi tositteiden, tiliotteiden, tilinpäätöstietojen ja veroilmoitusten toimittamista, joka on aiemmin manuaalisesti tehtynä vaatinut paljon vaivannäköä. Sähköinen taloushallinto on samalla sujuvoittanut tilitoimiston ja asiakkaan välistä yhteistyötä, kun käytössä on yhteinen järjestelmä, joka mahdollistaa yhteisesti sovitut, selkeät toimintatavat.
5. Paperittomuus
Konkreettisesti näkyvin – tai näkymättömin – sähköisen taloushallinnon tuoma muutos on paperittomuus. Kynän ja papereiden sijaan tarvitaan tietokoneita, kännyköitä tai muita älylaitteita. Aineistot siirtyvät sähköisesti tiedostoina, kuvina ja liitteinä asiakkaalta tilitoimistolle ja tilitoimistolta asiakkaalle, ja ne myös tallennetaan sähköisesti. Luonnonvaroja säästyy, samoin kuin säilytystilaakin. Enää ei ole suurta merkitystä sillä, kuinka kaukana toisistaan asiakas ja tilitoimisto maantieteellisesti sijaitsevat.
Olemme hyödyntäneet sähköisen taloushallinnon mahdollisuuksia heti ensimmäisten joukossa, ja edelleen kuljemme sen osalta kehityksen kärjessä. Osallistumme aktiivisesti alan kehittämiseen ja pystymme tarjoamaan sen myötä saatuja hyötyjä myös asiakkaillemme.
