Taloushallinnon digitalisointi lähtee laskuista
Kuten kirjoitimme muutama kuukausi sitten, sähköinen taloushallinto on muuttanut tilitoimiston arkea. Digitalisaation vauhdittamana taloushallinnon prosessit pystytään hiomaan mahdollisimman sujuviksi, tehokkaiksi ja tarkoituksenmukaisiksi. Työkaluina tässä murroksessa käytetään datan jatkuvaa keräämistä ja analysointia sekä erilaisia automaatioita.
Koska laskut muodostavat kirjanpidon perustan, on ihan se ensimmäinen askel taloushallinnon sähköistämisessä verkkolaskujen hyödyntäminen. Kun yrityksen laskut rullaavat sähköisessä muodossa, pystytään sähköisen taloushallinnon automaatioita hyödyntämään täysipainoisesti ja tehokkaasti.
Verkkolaskutuksen hyödyt
Verkkolaskun vastaanotto ja lähettäminen toimivat toisistaan riippumattomasti. Tällä hetkellä onkin melko yleistä, että yrityksessä on käytössä verkkolaskujen vastaanottaminen, mutta ei lähettämistä. Tämä on ymmärrettävää, sillä vaikka yrityksille on poikkeuksetta hyötyä verkkolaskujen vastaanottamisesta, niin laskujen lähetysten osalta saavutettavissa oleva hyöty riippuu muun muassa siitä, kuinka suuri osa asiakkaista on yrityksiä. Etenkin B2B-yrityksille on kuitenkin kannattavaa siirtyä myös verkkolaskujen lähettämiseen. Kaiken kaikkiaan verkkolaskutuksen hyödyt näkyvät kustannustehokkuudessa, virheettömyydessä, nopeudessa ja ekologisuudessa.
Kustannustehokkuus. Verkkolaskujen myötä yritys voi jättää hyvästit paperitulosteille, postituskustannuksille ja paperilaskujen manuaalisesta käsittelystä (skannaus, arkistointi jne.) syntyville kustannuksille. Verkkolaskuihin siirtymällä yritys pystyy siis leikkaamaan merkittävästi laskujen käsittelystä syntyviä kustannuksia.
Virheettömyys. Laskun vastaanottajan päässä verkkolaskujen avulla pystytään vähentämään inhimillisistä virheitä esimerkiksi paperilaskujen lukujen syöttämisessä yrityksen omaan järjestelmään. Kun lasku tulee sähköisenä, siirtyy sen tiedot automaattisesti järjestelmästä toiseen.
Nopeus. Verkkolaskut ovat luonnollisesti paperilaskuja nopeampia liikkeissään. Kun laskuttaja on lähettänyt laskunsa, niin jo saman päivän aikana se kuitattavissa vastaanottajan kirjanpidossa. Laskut siis kulkevat osapuolten välillä käytännössä ilman viivettä.
Ekologisuus. Paperilaskut ja kaikki niihin liittyvät liitetiedostot arkistokappaleineen vaativat huomattavan määrän paperia. Kun verkkolaskujen avulla pystytään vähentämään tätä paperinkulutusta, on sillä myös vaikutus yrityksen ekologisuuteen – millä on nykypäivänä yhä suurempi arvo.
Näin verkkolaskujen vastaanotto otetaan käyttöön
Verkkolaskujen käyttöönotto on hyvin yksinkertaista. Aivan aluksi yritys solmii sopimuksen laskujen välittämisestä haluamansa verkkolaskuoperaattorin tai pankin kanssa. Tämän jälkeen yritys kytkee verkkolaskuominaisuuden käytössään olevaan taloushallinto-ohjelmaan – ja siinä se, verkkolaskujen vastaanotto on käytössä saman tien! Jotta laskuttajat osaisivat hyödyntää käyttöön otettua verkkolaskutusta, kannattaa yrityksen ilmoittaa sidosryhmilleen ottavansa jatkossa vastaan verkkolaskuja.
Laskuttajien työtä helpottaakseen yrityksen kannattaa ilmoittaa verkkosivuillaan verkkolaskuosoitteensa. Verkkolaskuosoitteen saa operaattorilta ja se voi olla muodoltaan OVT-tunnus, IBAN-tunnus, verkkolaskutili tai verkkopalvelutunnus.
Vaikka verkkolaskujen vastaanottaminen olisikin yrityksessä käytössä, saapuu laskuja yleensä kuitenkin jonkin verran myös paperisina. Paperilaskujen käsittely kannattaakin ulkoistaa erilliselle skannauspalvelulle, jossa paperilasku muutetaan esimerkiksi verkkolaskumuotoon ja toimitetaan sitten yrityksen sähköiseen järjestelmään.
Hyvä tietää: TIEKE:n verkkolaskuosoitteisto
Verkkolaskujen lähettämisessä on myös mahdollista hyödyntää Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry:n eli TIEKE:n sivuilta löytyvää verkkolaskuosoitteistoa. Verkkolaskuosoitteistosta voi esimerkiksi tarkistaa yritysten verkkolaskuosoitteet. TIEKE:n verkkolaskuosoitteiston tietojen ylläpidosta vastaavat verkkolaskun välittäjäorganisaatiot eli verkkolaskuoperaattorit ja pankit. Osoitteisto uusitaan tämän vuoden huhtikuun alussa ja samalla sen oikeellisuus ja ajantasaisuus paranevat.
—
Dextili on sähköisen taloushallinnon edelläkävijä. Hyödynnämme digitalisaation mahdollisuuksia kaikessa toiminnassamme ja osallistumme aktiivisesti alan kehittämiseen. Jos kaipaat apua taloushallintosi sähköistämiseen, älä epäröi ottaa yhteyttä meihin.
