Asunto-osakeyhtiön tilinpäätös ja toimintakertomus tehdään tilikausittain
Vaikka asunto-osakeyhtiöt ovat voittoa tavoittelemattomia yhtiöitä, tulee niiden lain mukaan laatia toiminnastaan tilinpäätös ja toimintakertomus. Kirjanpitovelvollisuus koskee rivi- ja kerrostaloyhtiöiden lisäksi myös paritaloja, mikäli ne toimivat yhtiömuotoisina. Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen tulee olla valmiita viimeistään neljän kuukauden sisällä tilikauden päättymisestä. Yhtiökohtainen tilikausi on määritetty perustamissopimuksessa tai yhtiöjärjestyksessä, mutta useimmiten taloyhtiöiden tilikausi on kalenterivuosi.
Tilinpäätöksestä käy ilmi yhtiön tilikauden tulos ja varallisuus. Asunto-osakeyhtiön tilinpäätös koostuu tuloslaskelmasta, taseesta sekä näiden liitetiedoista. Toimintakertomus puolestaan on ikään kuin tilinpäätöksen sanallinen muoto, jossa mm. avataan yhtiövastikkeen käyttöä (vastikerahoituslaskelma) ja annetaan tiedot tilikauden olennaisimmista tapahtumista – jos vaikkapa taloyhtiön korjauksiin on budjetoitu 10 000 € ja todellisuudessa korjauksiin on mennyt 15 000 €, niin tällaiset poikkeamat selitetään toimintakertomuksessa.
Asunto-osakeyhtiön tilinpäätös ja toimintakertomus kuvaavat siis yhtiön tilikauden aikaista toimintaa. Näistä asiakirjoista osakkaat voivat seurata yhtiön toimintaa ja esimerkiksi rahoituksellista tilannetta. Asunto-osakeyhtiön tilinpäätös on tärkeä tiedonlähde myös asunto-osakkeen hankkimista suunnittelevalle. Vaikka asunto-osakeyhtiöiden tilinpäätöstiedot eivät ole automaattisesti julkisia eli tilinpäätöstietoja ei tarvitse toimittaa Patentti- ja rekisterihallitukselle (PRH), on asunto-osakeyhtiöiden kuitenkin pyynnöstä annettava jäljennös tilinpäätöksestä. Usein tämä tapahtuu ostajakandidaatille annettavan isännöitsijäntodistuksen kautta.
Hallitus ja isännöitsijä voivat edesauttaa tilinpäätöksen tekemistä
Tilinpäätöksen tekemisestä ja oikeellisuudesta vastaa viime kädessä asunto-osakeyhtiön hallitus, joka allekirjoituksellaan hyväksyy tilinpäätöksen. Käytännössä hallitus kuitenkin useimmiten valitsee isännöitsijän järjestämään kirjanpidon. Isännöitsijä puolestaan yleensä valtuuttaa tilitoimiston tekemään kirjanpidon. Ketjussa on siis monta lenkkiä, minkä takia onkin tärkeää, että tilinpäätöksen tarkastamisessa hyödynnetään aina tilintarkastajan tai toiminnantarkastajan palveluksia, jotta tilinpäätöksen oikeellisuus tulee varmistettua.
Vaikka vastuu tilinpäätöksen oikeellisuudesta onkin asunto-osakeyhtiön hallituksella, on myös isännöitsijällä tärkeä rooli kirjanpidon ja tilinpäätöksen onnistumisessa. Isännöitsijä toimii ikään kuin viestinviejänä hallituksen ja kirjanpitäjän välillä. Viestinviejän rooli on kirjanpidon ja tilinpäätöksen näkökulmasta kriittisen tärkeä, sillä jos jotain olennaista tietoa jää puolin tai toisin toimittamatta eteenpäin, saattaa kirjanpitoon ja edelleen tilinpäätökseen päästä livahtamaan viheliäitä virheitä.
Lisäksi isännöitsijä voi helpottaa kirjanpitäjän työtä olemalla kirjanpitoon liittyvien asioiden osalta aktiivinen jo tilikauden aikana. Kirjanpitäjän näkökulmastahan kaikki laskut ovat vain laskuja, kun taas isännöitsijällä on myös tieto laskujen taustoista. Jos taloyhtiö päättää esimerkiksi ostaa uudenlaiset jätesäiliöt, niin pelkkä ostolasku ei välttämättä kerro kirjanpitäjälle, että millaisesta hankinnasta on ollut kysymys. Jos isännöitsijältä ei tule lisätietoa kyseisen laskun kirjaamiseen liittyen, voi se päätyä tilinpäätöksessä tuloslaskelman puolelle, vaikka oikea paikka olisikin tässä tapauksessa tase.
Myös yhtiön hallitus voi jo tilikauden aikana myötävaikuttaa kirjanpidon ja tilinpäätöksen onnistumiseen. Paras tapa on järjestää säännöllisesti yhtiökokoukset sekä hallituksen kokoukset ja pitää asianmukaista pöytäkirjaa kokousten kulusta ja tehdyistä päätöksistä. Pöytäkirjojen kautta hallituksen päätökset nimittäin etenevät kirjanpitäjän tietoon. Lisäksi jos hallituksella on joitain toiveita tilinpäätökseen liittyen, niin sellaisetkin voi kirjata suoraan pöytäkirjaan.
Asunto-osakeyhtiön tilinpäätös vaatii erikoisosaamista
Asunto-osakeyhtiön tilinpäätös poikkeaa muiden osakeyhtiöiden tilinpäätöksistä. Esimerkiksi taloyhtiöiden kirjanpidolle ominaiset hoitovastikkeet ja pääomavastikkeet vaativat kokonaan omanlaisensa asiakirjat. Taloyhtiölainat tuovat myös oman erikoisuutensa kirjanpitoon, sillä jäljellä olevan lainan määrä pitää esittää tilinpäätöksessä osakaskohtaisesti. Koska taloyhtiöiden tavoitteena ei ole tehdä voittoa, on asunto-osakeyhtiön tilinpäätöksessä käytössä erilaisia tuloksentasauskeinoja, kuten rahastointi, asuintalovaraus ja poistot.
Asunto-osakeyhtiöiden tilinpäätöksen erikoisuudet vaativat kirjanpitäjältä erikoisosaamista. Päällimmäisenä ohjenuorana on osakkaiden yhdenvertaisuuden noudattaminen – tähän itse asiassa perustuu koko asunto-osakeyhtiön kirjanpito. Toinen osaamista ohjaava piirre liittyy tilinpäätöksen lukijan oletettuun osaamiseen; ei voida olettaa, että tavalliset osakkaat olisivat perillä taloushallinnon kaikista kiemuroista, joten asunto-osakeyhtiön tilinpäätöksessä pitää panostaa selkeyteen ja ymmärrettävyyteen. Taloyhtiöiden kirjanpidossa on lisäksi tärkeää osata laskea taloyhtiölaina siten, että laina jyvittyy kunkin osakkaan kohdalla kuten pitääkin – joku osakkaista voi maksaa taloyhtiölainan osuutensa heti pois, jolloin hänelle ei voida kohdistaa tulevia korkokuluja. Lisäksi kirjanpitäjän tulee osata käyttää edellä mainittuja tuloksentasauskeinoja taloyhtiön edun kannalta parhaalla mahdollisella tavalla.
Kirjanpitäjän roolina on myös silloin tällöin antaa isännöitsijälle, hallitukselle ja toisinaan suoraan osakkaille oma mielipiteensä kirjanpitoon ja tilinpäätökseen liittyvistä asioista. Erityisesti vastikkeiden kohtalo, eli rahastoidaanko vai tuloutetaanko vastikkeet tilinpäätöksessä, puhututtaa paljon. Yleensä kirjanpitäjä ja isännöitsijä keskustelevat asiasta keskenään ja puntaroivat parasta vaihtoehtoa kyseessä olevan taloyhtiön kannalta. Ei ole kuitenkaan poikkeuksellista, että esimerkiksi taloyhtiön sijoittajaosakkaat ottavat jopa suoraan kirjanpitäjään yhteyttä ja kyselevät vastikkeiden tulouttamisesta/rahastoinnista (vastaus on aina sama: asiaan ei voida kesken tilikauden ottaa kantaa).
Asunto-osakeyhtiön tilinpäätös on siis omanlaisensa työmaa, jossa paras mahdollinen lopputulos syntyy useiden eri osapuolten yhteistyönä. Taloyhtiön ja isännöitsijän näkökulmasta iso askel kohti onnistunutta asunto-osakeyhtiön tilinpäätöstä otetaan jo sillä, että kirjanpitäjäksi valitaan asiansa osaava tilitoimisto.
– –
Etsitkö taloushallinnon kumppania asunto-osakeyhtiölle?
Dextili tarjoaa taloyhtiöille ja isännöintiyrityksille asiantuntevaa, yksilöllisesti räätälöityä tilitoimisto- ja taloushallintopalvelua. Monipuoliset palvelumme helpottavat asunto-osakeyhtiön arkea ja varmistavat sen, että taloyhtiön kirjanpito ja tilinpäätös ovat osaavissa käsissä.
