Kirjanpitolaki keskittyy tilinpäätökseen
Kirjanpitolaki on säännöstö, joka antaa suuntaviivat ja vähimmäisvaatimukset kirjanpidolle. Pelkän kirjanpitolain voimin ei kuitenkaan voida toteuttaa kovin kattavaa ja laadukasta kirjanpitoa. Kirjanpidossa tulee ottaa huomioon myös muun muassa osakeyhtiölaki, laki elinkeinotulon verottamisesta, tuloverolaki ja arvonlisäverolaki. Lisäksi kirjanpitoa ohjaavat kirjanpitoasetus ja kirjanpitolautakunnan (KILA) antamat ohjeistukset.
Konkreettisella tasolla kirjanpitolaki ja sen merkitys näkyy nimenomaan tilinpäätöstä tehdessä. Kirjanpitolaissa kerrotaan muun muassa kuka on velvollinen tekemään tilinpäätöksen ja mitä tilinpäätöksen pitää sisältää. Siinä mielessä kirjanpitolaki koskettaa lähes jokaista yritystä ja sen pääkohdat olisi hyvä olla hallussa yritysten omistajilla ja hallituksen jäsenillä. Mitä nämä pääkohdat sitten ovat? Seuraavaksi esittelemme muutaman kohdan, jotka ainakin kannattaa painaa mieleen.
Tilinpäätöksen laatiminen ja vastuu oikeellisuudesta
Kirjanpitolaki määrää, että tilinpäätös on laadittava neljän kuukauden sisällä tilikauden päätöksestä. Tilitoimistoissa tämä näkyy konkreettisesti alkuvuoden kiireisinä viikkoina, kun monen yhtiön tilikausi noudattelee kalenterivuotta, jolloin tilinpäätös on saatava valmiiksi huhtikuun loppuun mennessä.
Vaikka tilitoimisto yleensä laatiikin tilinpäätöksen, on yhtiön hallitus tai vastuunalaiset yhtiömiehet vastuussa tilinpäätöksen oikeellisuudesta. Eli kun tilitoimistolta tulee tilinpäätös hallituksen allekirjoitettavaksi, ei kyseessä ole pelkkä muodollisuus, vaan hallituksen on syytä oikeasti paneutua tilinpäätökseen ja tiedostaa, että vastuu mahdollisista virheistä (esim. puutteellinen tieto) on heillä. Jos tilinpäätöksen tulkitseminen tuottaa vaikeuksia, suosittelemme käymään tilinpäätöksen yksityiskohtia läpi sekä kirjanpitäjän että tilintarkastajan kanssa.
Tilintarkastuslaissa on erikseen määrätty yritysten tilintarkastusvelvollisuudesta. Suurimman osan yrityksistä on lain mukaan pakollista tehdä vuosittain tilintarkastus, jossa käydään läpi tilinpäätös sekä yrityksen kirjanpito ja hallinto. Vaikka lain puitteissa tilintarkastusta ei olisikaan pakko tehdä, on se silti yrityksen kannalta edullinen laadunvarmistuskeino, joka kannattaa hyödyntää.
Tilinpäätöksen rekisteröinti ja luovutus pyyntöä vastaan
Kirjanpitolaki määrää myös tilinpäätöksen rekisteröintivelvoitteesta, joka vaihtelee hieman yritysmuodosta riippuen. Suurin osa yrityksistä (esim. osakeyhtiöt, osuuskunnat, avoimet yhtiöt, vakuutusyhtiöt) on velvollisia rekisteröimään tilinpäätöksensä Patentti- ja rekisterihallitukselle, joka ylläpitää kaikki tilinpäätökset yhteen kokoavaa kaupparekisteriä. Kaupparekisteristä kuka tahansa voi tilata maksua vastaan yritysten tilinpäätökset.
Vaikka asunto-osakeyhtiöt tai keskinäiset kiinteistöyhtiöt eivät olekaan lain mukaan velvoitettuja rekisteröimään tilinpäätöksiään, tulee niidenkin pyydettäessä luovuttaa jäljennös tilinpäätöksestään – kohtuullista korvausta vastaan. Tilinpäätöksiä ei kuitenkaan toimiteta kaupparekisterin kautta, vaan suoraan tilinpäätöksen pyytäjälle. Käytännössä tällainen tilanne voi tulla vastaan esimerkiksi silloin, kun asuntoa ostava henkilö haluaa nähtäväkseen asunto-osakeyhtiön tilinpäätöksen. Yleensä tilinpäätöstietojen toimittaminen tapahtuu isännöitsijäntodistuksen yhteydessä. Tilinpäätöksen jäljennös on toimitettava viimeistään 2 viikon kuluttua pyynnöstä.
Tilitapahtumien kirjaamisperuste
Kirjanpidossa selvästi yleisin tapa kirjata tilitapahtumat on suoriteperusteinen kirjaaminen. Tämä tarkoittaa sitä, että tapahtumat kirjataan kirjanpitoon tapahtumahetken eikä laskun päivämäärän mukaan. Kun yritys siis ostaa jotain, niin kulu kirjataan kirjanpitoon sitten, kun tavara on vastaanotettu, eikä siis silloin, kun tavara on maksettu. Sama logiikka pätee vastaavasti myös myynteihin. Tästä johtuen yrityksen rahaliikenne tai pankkitilin saldo ei aina kulje käsi kädessä kirjanpidon kanssa – mikä voi joskus tulla etenkin pienyrittäjille yllätyksenä.
Toinen tapa kirjanpitoa on maksuperusteinen kirjaaminen eli tapahtumat kirjataan silloin, kun raha tulee pankkitilille tai lähtee sieltä. Tämä kirjanpitotapa on suositeltava lähinnä ammatinharjoittajille.
Kirjanpidon tositevaatimukset
Kaikkiin kirjanpitoon tehtäviin kirjauksiin tarvitaan aina varmennettu tosite, josta käy selkeästi ilmi kirjauksen perusteet. Menotositteista on käytävä selville vähintään se, mitä on ostettu ja milloin. Tulotositteesta sitten puolestaan pitää selvitä, mitä on myyty ja milloin. Maksutositteisiin pitää aina myös saada saajan tai rahalaitoksen antama tosite, jonka asian monilla yrityksillä ajaa tiliote. Jos ulkopuolisen tositetta ei ole, pitää sellainen laatia itse.
Tilinpäätösaineiston ja tositteiden säilytys
Kirjanpitolaissa on määrätty myös tilinpäätökseen liittyvän aineiston säilytyksestä. Lain mukaan tilinpäätösaineistoa pitää säilyttää vähintään 10 vuotta ja tositteita sekä muita kirjanpitoaineistoa vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Vastuu tositteiden ja aineistojen säilytyksestä on aina kirjanpitovelvollisella.
Säilytysajoissa on kuitenkin poikkeuksia, jotka koskevat erityisesti Dextilin asiakkaita (rakennus- ja kiinteistöalan yritykset). Kiinteistöinvestointien arvonlisäverotuksen tarkistusvastuun piiriin kuuluvissa kohteissa laskujen, tositteiden, kauppakirjojen ja muun vastaavan aineiston säilytysaika on nimittäin peräti 13 vuotta. Esimerkiksi arvonlisäverovelvollisen taloyhtiön tekemä iso perusparannusurakka voidaan luokitella kiinteistöinvestoinniksi. Yleisen kuuden vuoden säilytysajan jälkeen laskut ja tositteet voidaan kuitenkin korvata erillisellä selvityksellä, josta käy ilmi Verohallinnon määräämät asiat.
Osatulouttamisessa tulo kirjataan valmistusasteen perusteella
Osatulouttaminen on kirjanpidollinen poikkeustapaus, jota kuitenkin Dextilin asiakkaiden kohdalla hyödynnetään melko usein. Osatulouttaminen mahdollistaa pitkän valmistusajan suoritteen tulouttamisen valmistusasteen perusteella usealle tilikaudelle. Toisin sanoen monen tilikauden mittaisen urakan koko tuottoa ei tarvitse kirjata vasta sille tilikaudelle, kun urakka valmistuu, vaan tuottoa voidaan kirjata valmistusasteen perusteella jo aiempien tilikausien tilinpäätökseen.
Tilitoimisto auttaa, mutta yritys on vastuussa
Kuten tämän kirjoituksen alussa kerroimme, vastuu tilinpäätöksen oikeellisuudesta on aina yrityksellä. Jos kirjanpitolakia laiminlyödään tietoisesti tai tietämättömyyttäänkin, voi seurauksena olla tuntuva sakkotuomio. Tämän vuoksi yhtiön hallituksen jäsenillä täytyy olla ainakin pääpiirteittäin kirjanpitolaki hallussa.
Jos yhtiö jättää esimerkiksi unohduksen vuoksi jonkin oleellisen kirjanpitoon vaikuttavan tiedon (esim. tilikaudella toteutunut kauppa) toimittamatta kirjanpitäjälle, ei kirjanpitäjällä ole käytännössä mitään mahdollisuutta tietää, että tilinpäätös on vaillinainen. Eli kunhan kirjanpitovelvollinen on perillä yhtiön tilikauden tapahtumista ja hanskaa kirjanpitolain perusteet, ovat edellytykset kirjanpitolain mukaiselle kirjanpidolle ja tilinpäätökselle otolliset.
– –
Etsitkö osaavaa taloushallinnon kumppania rakennus- tai kiinteistöalan yritykselle? Me Dextilillä mahdollistamme asiakkaillemme turvallisen ja sujuvan arjen. Lue lisää palveluistamme täältä.
Dextili on nykyään osa Aallon Group Oy -konsernia. Lue lisää tiedotteestamme: Uusi valtakunnallinen toimija tilitoimistoalalle – listautuminen suunnitteilla 2019.
